Inconvenientes de implementación del ERP

¿Qué causas comunes tienen los proyectos de implementación de ERP fallidos?

Imagen: Grupo NW. Colombia

Para responder esta pregunta recorreremos a una interesante iniciativa de evaluandoerp.com, donde su comunidad de lectores expreso su conocimiento y experiencia en relación a los ERP´s y su implemenatación. El cual tuvo mas de 60 correos y las respuestas de los usuarios.

Cabe resaltar que el ciclo de vida de una organización empresarial orienta el inicio, final o cambio de un proyecto de implementación de ERP.

Respondiendo a la interrogante inicial se tiene:

1. Proyecto mal especificado: 

Una empresa comercial de productos de decoración utilizó un software inicial, pero con la intención de llevar de manera más formal decidió migrar a otro de mayor prestigio internacional, en el proceso este nuevo no se adapta al circuito administrativo del mercado donde se opera. Por ello se utilizaba los dos software´s de manera paralela, siendo el inicial es el de mayor relevancia y donde se registra el grueso de movimientos de la organización empresarial. Se duplicaron costos sin valor agregado. 

El hecho de ser un proveedor extranjero representa un alto riesgo, pues el proyecto tenia previsto 800 horas/hombre hasta la puesta en marcha, pero la realidad fue que se uso 12000 horas/hombre para tratar de ponerlo en marcha. La decisión final fue de abortar el proyecto y cambiar de proveedor. 

El líder de una empresa de bebidas espirituosas considera que el factor humano como decisivo para la implementación a tiempo, pues tuvo la amarga experiencia de reiniciar el proyecto, pasado un año de ya iniciado.

2. Producto con propiedad tecnológica del proveedor:

El software no puede limitar la maximización de ingresos por el crecimiento económico. Es cierto que frente al aumento de la demanda por el consumo de cierto producto, ya sea por temporada, estacionalidad o crecimiento de la economía; este hecho impacta directamente al objeto de negocio de una organización empresarial comercial, por tanto la base de datos crecen, número de usuarios, número de clientes o número de puntos de venta. Sin embargo considerar cambiar de software implica: dos años para entender a lógica del software nuevo (y los ya invertidos con el anterior), cuando ello sucede se construye una cadena con el proveedor que a la larga los costos y horas destinadas a sus correcciones demanda costes no considerados inicialmente. 

3. Producto con alcance limitado

Cuando la organización empresarial crece y surge la necesidad de tener información unificada, lo cual conlleva a la integración de las áreas, pues por el número de transacciones internas y externas es conveniente un solo software. El problema se acentúa cuando el proveedor no tiene alguna alternativa.

Cuando el software tiene que ser complementado con plantillas excel.

4. Otros

• El proveedor de software de bienes no se adapta a los requerimientos de una organización empresarial de servicios.
• La puesta en marcha pactada inicialmente se suspende una y otra vez por consideraciones de que el proveedor es del extranjero.
• El software no se adapto a los requerimientos legales y tributarios.
• Producto con poco años de servicios
• Clientes desatendidos

5. Conclusiones

Debido al crecimiento de la economía muchas empresas amplían el volumen de ventas y la complejidad de sus operaciones. Para estas organizaciones empresariales los productos que antes les eran funcionalmente útiles y en las circunstancias nuevas deben reemplazarse pr otra que se ajuste a su nuevo contexto. Por la misma razón hay ERP’S que plantearon limitaciones tecnológicas en el manejo de base de datos e implentaciones del ERP, lo que conlleva a la contratación de servicios complementarios y de ajustes, pues el soporte de los proveedores es limitado.

Implementar un software ERP tiene cierta complejidad que, a veces, es minimizada. Aunque los proveedores ganaron en profesionalización de sus cuadros o certificaron procesos, todavía siguen siendo incumplidores en los tiempos demorando los resultados que el cliente espera obtener. 

Comprar licencias “baratas” no es comprar un proyecto económico y comprar lo más caro no es comprar lo mejor. Un software que se instaló en una empresa del sector o del mismo tamaño  no necesariamente funcionará bien en una economía tan dinámica e impredecible como lo son en los países latinoamericanos y Perú.